L’Apei Sud Alsace est une association gérée par un conseil d’administration renouvelable par tiers en assemblée générale. Les membres du conseil d’administration exercent leur mandat à titre bénévole. L’association est reconnue d'intérêt général. L’Apei Sud Alsace est également adhérente à Nexem, représentant des employeurs du secteur social, médico-social et sanitaire à but non lucratif.

L’assemblée générale

L‘assemblée générale réunit une fois par an tous les membres de l’association. Seuls les membres actifs (adhérents) ont une voix délibérative et peuvent voter, à condition d’être à jour de leur cotisation de l’année.

  • Présentation du bilan de l’année écoulée
  • Présentation du rapport financier, certifié par le commissaire aux comptes
  • Validation des délibérations du conseil d’administration de l’année écoulée
  • Approbation des nouveaux projets présentés
  • Approbation des résolutions et rapports présentés
  • Renouvellement des pouvoirs accordés aux dirigeants

Le conseil d'administration

Le conseil d’administration est composé de 7 à 21 membres élus lors de l’assemblée générale.

Ils définissent les orientations politiques de l’association, mises en œuvre par la direction d’association. Ils valident les budgets annuels et arrêtent les comptes annuels. Plus largement, ils prennent toute décision se rapportant au fonctionnement et aux missions de l’association et de ses établissements.

Membres élus à l’issue de l’Assemblée Générale 7 juin 2018 :

  • Mme BONNAMY Stéphanie
  • Mr BRAND Jean-Claude
  • Mr BRAUN André
  • Mr BRUNNER Christian
  • Mme FLEURY Monique
  • Mme GUERRE Christine
  • Mr HEINIS Fernand
  • Mr KAISER Raymond
  • Mr KLINK Jean Pierre
  • Mr MULLER Materne
  • Mr REMOND René
  • Mr RUETSCH Jean-Luc
  • Mr SENGELIN Morand
  • Mme WALTER Martine
  • Mr WELKER André
  • Mme WELKER Gabrielle
  • Mme ZIMMERMANN Véronique
  • Mr ZUBER Yvan

Le conseil d’administration désigne parmi ses membres un bureau composé :
Bureau élu à l’issue du Conseil d’administration du 7 juin 2018 :

  • Président : Fernand HEINIS
  • Présidente-Adjointe : Monique FLEURY
  • Vice-Président : Christian BRUNNER
  • Vice-Président : Yvan ZUBER
  • Trésorier : Yvan ZUBER
  • Trésorier adjoint : Materne MULLER
  • Secrétaire : Christine GUERRE
  • Secrétaire adjointe : Martine WALTER

Les commissions associatives

Le conseil d’administration constitue des commissions thématiques, composées d’administrateurs, de professionnels, de représentants des usagers et de personnes qualifiées. Instances consultatives, elles mènent des réflexions et des études sur des sujets précis et soumettent leurs travaux au conseil d’administration.

Le président est membre de droit de toutes les commissions.

  • La commission partenariat : elle propose des nouveaux projets de développement internes et externes.
  • La commission des travaux : elle suit les travaux structurels et des projets de développement de projets architecturaux.
  • La commission communication : elle définit les actions de communication et réalise des supports en rapport avec la vie associative.
  • La commission des fêtes et événements : elle définit les actions de fêtes et d’événements associatifs.

La direction de l’association

En lien avec le Président, la direction d’association est missionnée par le conseil d’administration pour appliquer ses orientations politiques, elle définit la stratégie de l’association et coordonne sa mise en œuvre. Elle accompagne les établissements et services dans leurs missions et assure les fonctions de ressources humaines, gestion des finances, la sécurité, système d’information et communication. Elle contrôle la qualité de ses prestations et impulse de nouveaux projets.

Les établissements et services adaptés

La commission bientraitance

Dans le cadre de la promotion de la bientraitance au sein de l’établissement, et de l’amélioration continue de la qualité, l’association, outre les textes législatifs, s’est donné comme axe de travail prioritaire d’engager la réflexion sur la bientraitance, cela devant aboutir à des actions concrètes et mesurables auprès des personnes accueillies et du personnel. L’association s’inscrit dans cette dynamique par la création d’un dispositif qui a pour vocation de prévenir et dépister les différentes formes de maltraitances.

La commission bientraitance a pour vocation de :

  • Garantir la mise en œuvre du dispositif de promotion de la bientraitance
  • S’assurer de la prise en compte des incidents et de son traitement
  • Contribuer à la réflexion et la mise en œuvre de la bientraitance

La commission est animée par le cadre des soins, conjointement avec le directeur de l’association. Un administrateur référent veille à la cohérence des actions mises en place et la politique associative.
La commission peut nommer des personnes chargées de suivre plus spécifiquement l’un ou l’autre dossier. La commission peut inviter au besoin des personnes pouvant contribuer à la réflexion de la commission.
La commission se réunit 4 à 5 fois par an avec l’ensemble de ses membres et plus si besoin.

Le travail de la commission consiste à :

  • traiter les aspects de la maltraitance dans leur généralité
  • définir son programme annuel de travaux

Une présentation annuelle de ses travaux à l’ensemble du personnel et aux membres du Conseil de la Vie Sociale.
Feuille de route autour de trois axes :

  • Axe 1 : Identification/Analyse des risques
  • Axe 2 : Circuit d’information et traitement des situations à risques
  • Axe 3 : Appropriation des recommandations de bonnes pratiques professionnelles (RBPP) 

Exemple de projet réalisé par la commission : la charte des Droits et Libertés adaptée.

La commission animation

L’institution se propose de mettre à disposition une offre en termes d’animations, entendue au sens large du terme.

Les 5 champs de l’animation au sein de l’Apei Sud Alsace :

  • L’accès aux loisirs et aux vacances,
  • L’accès à la culture et aux connaissances,
  • La pratique du sport et notamment du sport adapté,
  • L’accès à la détente et au bien-être,
  • L’organisation de temps festifs et conviviaux.

Les buts recherchés pour les personnes accueillies sont les suivants :

  • Maintien et développement des capacités physiques, mentales et intellectuelles
  • Maintien, développement et amélioration des liens sociaux et des interactions sociales
  • Améliorer l’équilibre psycho-émotionnel en permettant de participer à des ateliers qui favorisent la concentration et la mobilisation de l’attention et ainsi, faire baisser les troubles du comportement
  • Aider les bénéficiaires à s’épanouir en ressentant du plaisir à participer à une ou plusieurs activités dans la semaine
  • Accroître le degré d’autonomie résidentielle
  • Accroître le bien-être ressenti
  • Favoriser l’inclusion dans le milieu ordinaire
  • Renforcer la confiance et l’estime de soi

Pour ce faire, la commission d’animation se réunit une fois par trimestre afin d’être garante de la cohérence globale des animations proposées aux personnes. La commission a pour mission de donner les grands axes de la politique menée et de veiller à ce que les actions mises en place y concourent.

La commission veille à ce qu’un porteur de projet soit nommé pour chaque évènement, ce dernier pouvant être épaulé par d’autres professionnels en fonction de l’importance de l’évènement et des tâches que celui-ci implique. La commission est animée par le cadre de service en charge de l’animation, conjointement avec le directeur de l’association. Un administrateur référent veille à la cohérence des actions mises en place et la politique associative.

La commission qualité

Définition générale

La démarche qualité a donc pour but d’offrir une qualité optimale de service aux résidents et à leur famille, en proposant des conditions de travail les meilleures possibles aux salariés, en maîtrisant les risques inhérents à une prise en charge de plus en plus complexe et tout cela en répondant aux exigences des tutelles.

Notre secteur médicosocial

  • SATISFACTION des personnes accueillies et accompagnées et leur entourage : critères multiples où la subjectivité peut prendre une part importante de la satisfaction finale.
  • CONDITIONS DE TRAVAIL OPTIMALES pour les professionnels : capacité à développer et utiliser des techniques diagnostiques et thérapeutiques dans des conditions optimales en termes d’efficacité, de sécurité, de délivrance au bon moment.
  • RESPECT des exigences des tutelles (ARS, Conseil Départemental…) : Des exigences multiples, comme notamment l'adéquation de l’offre de soins, le respect des exigences de sécurité, la maîtrise des coûts.

Démarche participative

Implication de la majorité aux personnels selon plusieurs moyens :

  • Mise en place d’un comité de pilotage
  • Désignation du personnels ”référents”
  • Constitution de groupes de travail

Comité de Pilotage

Objectif : assure le suivi régulier de l’avancement des projets et des axes d’amélioration de l’établissement.

Membres :

  • le directeur de l’établissement,
  • un responsable par processus de réalisation (accueil et fin de séjour, soins, hébergement, restauration, vie sociale)
  • Il peut être complété de manière permanente ou ponctuelle en fonction des problématiques ou des projets abordés, par le responsable technique, la lingère, les délégués du personnel...

Désignation des ”Référents”

Objectif :

  • responsabiliser les agents
  • harmoniser les pratiques

Rôle :

  • Réfléchir sur l’organisation de son activité et apporter des solutions concrètes aux difficultés du quotidien
  • Redéployer les informations reçues en formation ou en réunion, aux autres membres de l’équipe
  • Etre l’nterlocuteur privilégié pour le Plan d’Amélioration Qualité dans son champ de compétence

Projet d’établissement

L’article L.311-8 du Code de l’Action Sociale et des Familles stipule que « pour chaque établissement ou service social ou médico-social, il est élaboré un projet d’établissement ou de service, qui définit ses objectifs, notamment en matière de coordination, de coopération et d’évaluation des activités et de la qualité des prestations, ainsi que ses modalités d’organisation et de fonctionnement. [...] Ce projet est établi pour une durée maximale de cinq ans après consultation du conseil de la vie sociale ou, le cas échéant, après mise en œuvre d’une autre forme de participation. »

PAQ – Plan d’Amélioration Qualité

Cet outil permet de recenser l’ensemble des actions à mettre en oeuvre dans l’établissement. Il regroupe les différentes sources d’amélioration (évaluation interne et externe, visites ARS, audit ...)

Il est important pour chaque action d’identifier :

  • Source
  • Objectif
  • Echéance
  • Pilote
  • Modalité de suivi / Indicateur
  • Etat d’avancement

Gestion des risques - Cartographie des risques

La cartographie de risques permet de disposer d’un état des lieux global des vulnérabilités dans un périmètre défini et représenté graphiquement.

  • Outil d’aide aux décisions de maîtrise des risques
  • Permet d'identifier les risques insuffisamment contrôlés ou trop contrôlés 

Documents qualité

Objectifs :

  • maîtriser une activité,
  • aider les salariés à réaliser leurs tâches
  • répondre aux exigences de la règlementation

Pour cela, ces documents sont élaborés :

  • par des utilisateurs
  • pour refléter la réalité du travail
  • tout en préservant l’autonomie nécessaire à l’ajustement des pratiques de travail et à l’amélioration continue

Ecoute

Enquête de satisfaction annuelle permettant d’avoir une image plus précise de la perception des résidents et des familles sur les aspects concrets de la vie et de l’accompagnement au sein de l’établissement

  • Traitement des plaintes écrites ou orales formulées par les résidents et/ou leurs familles
  • Prise en compte des échanges au sein du Conseil de la Vie Sociale et autres instances participatives

Evaluations

  • Évaluations ciblées (risque infectieux, médicament…) : diagnostic des organisations afin d’améliorer leur performance
  • Évaluation interne : réalisée par les professionnels qui évaluent leur propre performance. Méthode participative permettant de partager une vision commune sur la base d’un consensus.
  • Évaluation externe : réalisée par un organisme tiers indépendant (tutelles, laboratoires …) pour garantir l’objectivité et l’impartialité des observations.

La commission pastorale – Vieillissement – fin de vie

Objectif de la commission

Il s’agit de réfléchir à la manière d’accompagner la personne depuis son admission jusqu’à son décès (s’il survient à l’Apei Sud Alsace). Pour cela la commission a comme objectifs la rédaction de procédures et d’établir des partenariats avec différents services.

Animation de la commission

La commission est composée d’un membre de chaque équipe éducative, d’un membre du service administratif, d’un membre du CA et de deux membres de l’équipe de direction.

Principe de fonctionnement

La commission se réunit pendant trois heures, cinq fois par an.

Réalisations 2017

Des rencontres en vue de leur collaboration ont eu lieu avec :

  • Les pompes funèbres locales
  • L’association JALMAV (Jusqu’A La Mort Accompagner la Vie)
  • L’équipe HAD (Hospitalisation A Domicile)
  • L’équipe mobile des soins palliatifs du GHR de Mulhouse
  • Signatures des conventions avec HAD et EMSP

Rédaction des procédures :

  • Désignation de la personne de confiance
  • Conduite à tenir en cas de décès

Perspectives 2018

Poursuivre dans la même dynamique pour :

  • Rencontre EMSP de Pfastatt (+ signature de convention)
  • Finaliser les procédures :
    • fiche administrative 
    • directives anticipées

Grâce à vous, nous pouvons monter de nouveaux projets et prévoir des aménagements pour améliorer le confort de vie de nos résidents.